12.XII.2025 online Michał Gabrysiak Wszystko o KSeF od 1 lutego 2026 – system 2.0 - faktury ustrukturyzowane

I.    Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:
> Co to jest KSeF? definicja KSeF, uczestnicy KSeF, możliwość obioru faktury przez osoby/podmioty nie będące uczestnikami KSeF.
> Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; podmioty zobowiązane do korzystania z > KSeF od kwietnia 2026 r.; podatnicy zwolnieni z VAT – od kiedy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
> Pojęcie faktury ustrukturyzowanej: definicja faktury ustrukturyzowanej, faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana a zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści, wystawienie faktury w ustrukturyzowanej – czy konieczna jest akceptacja kontrahenta? przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

II.    Korzystanie z KSeF:
> Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF.
> Proces wystawienia faktury w KSeF: możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów, wystawienia faktury w     > KSeF poprzez system informatyczny podatnika, wystawienia faktury w KSeF poprzez przesłanie pliku w strukturze FA, nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF, znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF, czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej? sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK.
> Walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia: zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT, obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.
> Informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.): schema FA – możliwości zawarcia w fakturze dodatkowych informacji; załączniki ustrukturyzowane w najnowszej schemie FA – kto będzie mógł z nich korzystać? załączniki inne niż ustrukturyzowane przekazywane poza KSeF; przekazywanie dodatkowych dokumentów towarzyszących transakcjom; dane o podmiotach uczestniczących w transakcji (np. odbiorca, pracownik, jednostka w ramach JST, członek grupy VAT itd.).
> Weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF: pierwsze korki KSeF – jak rozpocząć korzystanie z KSeF w zależności od formy działalności? rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF innym podmiotom lub osobom, wyznaczenie osoby uprawnionej z korzystaniem z formularza ZAW-FA, odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.
> Wystawienie faktury w KSeF a zgoda nabywcy w okresie dobrowolnego KSeF: czy brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej uniemożliwia wystawienie faktury w KSeF? forma zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej; sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w przypadku braku zgody nabywcy na przekazanie jej za pośrednictwem KSeF.
> Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF: dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez polskiego podatnika VAT, dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez osoby i podmioty nie będące polskimi podatnikami VAT, okres przechowywania faktur w KSeF, dane faktury ustrukturyzowanej dostępne dla sprzedawcy i nabywcy.
> Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej: specyfika daty wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT data otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT – ważne pytanie prejudycjalne polskiego sądu do TSUE.
> Zasady korygowania faktur w KSeF w okresie dobrowolnego KSeF: czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej (z uwzględnieniem zmiany od września 2023 r.)? czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”? czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą? czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej? korzyści związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.
> Czy można wystawić duplikat faktury ustrukturyzowanej?
> Preferencje wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych do końca 2024 r.: 40-dniowy zwrot podatku VAT, ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy, brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych, brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur.
> Zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.

III.    Okres obowiązkowego korzystania z KSeF:
>  Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF: generalny obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w KSeF od lutego 2026 r.: podatnicy VAT czynni i zwolnieni – obowiązek korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; kategorie podatników, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r.; czy podatnicy, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r., mogą również otrzymywać faktury zakupowe poza KSeF od kwietnia 2026 r.? obowiązek posługiwania się NIP dla potrzeb fakturowania w KSeF; faktury w KSeF dla kontrahentów zagranicznych; faktury w KSeF dla podmiotów niebędących podatnikami (innych niż osoby fizyczne), faktury wystawiane dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) – czy będzie można wystawiać w KSeF?
> Faktury, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF: faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla jako podatnicy VAT czynni, faktury wystawiane z kas rejestrujących – w okresie do końca lipca 2026 r.; paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone – w okresie do końca lipca 2026 r.; faktury wskazane w rozporządzeniu wykonawczym wyłączającym koniczność wystawiania faktur KSeF dla określonych czynności, faktury wystawione w okresie awarii KSeF oraz związane z nimi obowiązki, faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) oraz związane z nimi obowiązki, możliwość nieograniczonego korzystania z trybu „offline” do końca 2026 r.; faktury wystawiania w ramach OSS i IOSS, „faktury” RR.
> Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie awarii KSeF: zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w okresie awarii, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w okresie awarii KSeF, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii.
> Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w trybie „offline”, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w trybie „offline”, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie „offline”.
> Sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w okresie obowiązkowego KSeF w zależności od statusu nabywcy: krajowy nabywca posługujący się polskim NIP; krajowy nabywca nieposługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny posługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny nieposługujący się polskim NIP.
> Znaczenie kodu QR umieszczanego obowiązkowo na wydruku lub obrazie elektronicznym faktur wystawianych w KSeF: faktury ustrukturyzowane wstawione w KSeF przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, faktury wstawione w okresie awarii lub w trybie „offline” przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, certyfikat sprzedawcy jako element kodu QR faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline” – najnowsze rozwiązanie Ministerstwa Finansów.
> Określenie daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej: data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w okresie awarii lub „offline”, metody i formy przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
> Data wystawienia faktury w KSeF a kurs waluty – nowe, dodatkowe możliwości określenia kursu walutowego od lutego 2026 r. uwzględniająca specyfikę momentu wystawienia faktury w KSeF: specyfika określenie kursu walutowego dla faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego; specyfika określenie kursu walutowego dla faktu, których data wystawienia jest datą powstania obowiązku podatkowego (np. WDT).
> Faktura otrzymana poza KSeF od lutego 2026 r. a możliwość odliczenia VAT: czy można odliczyć VAT, jeżeli sprzedawca, pomimo obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF?
> Możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF „faktur” RR: forma zgody rolnika ryczałtowego na wystawianie „faktur” RR w KSeF; forma wycofania zgody rolnika ryczałtowego na wystawianie „faktur” RR w KSeF; wprowadzenie zasada korygowania „faktur” RR; specyfika płatności za „faktury” RR wystawione w KSeF.
> Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z obowiązkowego KSeF: sankcja za wystawienie faktury poza KSeF; sankcje za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline”, sankcje za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline”, okres przejściowy, w którym sankcje nie będą stosowane.
> Korygowanie faktur w okresie obowiązkowego KSeF (od lutego 2026 r. lub od kwietnia 2026 r.): korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF; korygowanie faktur wystawionych poza KSeF (przed lutym/kwietniem 2026 r.) wyłącznie w KSeF, likwidacja not korygujących, wystawianie faktur korygujących poza KSeF – czy to będzie możliwe? specyfika korekty in minus podatku należnego od lutego 2026 r.: faktury korygujące wystawione w KSeF, faktury korygujące wystawione poza KSeF,
> Specyfika korekty in minus podatku naliczonego: faktury korygujące otrzymane w KSeF, faktury korygujące otrzymane poza KSeF.
> Dlaczego nie warto wystawiać faktury korygujących poza KSeF w okresie od lutego do kwietnia 2026 r.?
> Numeru systemowy nadawany fakturze przez KSeF a opis przelewu za fakturę ustrukturyzowaną w okresie obowiązkowego KSeF: numer KSeF a pojedyncze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności), numer KSeF a zbiorcze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności), numer KSeF a „zwykłe” przelewy pomiędzy podmiotami będącymi podatnikami VAT czynnymi, okres przejściowy, w którym podawanie numerów KSeF w przelewach nie będzie obowiązkowe.
> Pozostałe zmiany związane z KSeF: skrócenie terminu zwrotu VAT; zniesienie obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w niektórych sytuacjach (od września 2023 r.), zmiany w przepisach dotyczących faktur RR.